Zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
na rok szkolny 2025/2026

 

§ 1.

Zasady rekrutacji kandydatów na zajęcia rozwijające zainteresowania lub rozwijające uzdolnienia organizowane w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej określa ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz.59 z późn. zm.), rozporządzenie MEN z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół i placówek (Dz. U. z 2017 r., poz. 610) oraz Uchwała nr XLIII/832/17 Rady Miasta Olsztyna z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie określenia kryteriów wraz z liczbą punktów oraz dokumentów niezbędnych do ich potwierdzenia na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego na zajęcia rozwijające zainteresowania lub rozwijające uzdolnienia organizowane w Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie (Dz. Urz. woj. warm.– maz. z 2018 r. poz. 433). 

 

§ 2.

Ilekroć mowa o poniższych zagadnieniach, należy przez to rozumieć:

1. System elektronicznego naboru – platforma elektroniczna wspomagająca procedurę zapisu kandydata na zajęcia prowadzone w Pałacu Młodzieży, umożliwiająca składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkująca jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone kryteria.

2. Wniosek – dokument sporządzony w formie elektronicznej, generowany za pomocą systemu elektronicznego naboru przez rodzica/opiekuna prawnego kandydata lub pełnoletniego kandydata, zawierający:

1. imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL kandydata lub w przypadku braku numeru PESEL – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata,

2. imiona i nazwiska rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – imiona rodziców,

3. adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres miejsca zamieszkania kandydata,

4. adres poczty elektronicznej rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres poczty elektronicznej kandydata,

5. numer telefonu rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – numer telefonu kandydata,

6. wypełnioną tabelę kryteriów punktowych,

7. zgodę na przetwarzanie przez Pałac Młodzieży danych, o których mowa we wniosku wyłącznie w związku z rekrutacją oraz w zakresie i w celu zapewnienia kandydatowi bezpieczeństwa i prawidłowej opieki,

8. oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku.

3. Pałac Młodzieży – placówka wychowania pozaszkolnego, której organem prowadzącym jest Miasto Olsztyn, działająca na podstawie statutu.

4. Dyrektor – osoba kierująca i zarządzająca Pałacem Młodzieży.

5. Kandydat – pełnoletni/ niepełnoletni kandydat, który ubiega się o przyjęcie do Pałacu Młodzieży.

6. Rodzic – oznacza również opiekuna prawnego niepełnoletniego kandydata.

7. Przewodniczący Komisji Rekrutacyjnej – osoba powołana przez Dyrektora do kierowania pracami Komisji Rekrutacyjnej.

 

§ 3.

1. Kandydatami na wychowanków Pałacu Młodzieży są zamieszkałe na terenie Gminy Miasta Olsztyn dzieci przedszkolne, które ukończyły 3 rok życia, dzieci i młodzież szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych, nie dłużej niż do ukończenia nauki w szkole.

2. Kryteria wiekowe przyjęte w systemie rekrutacyjnym są oparte na dacie urodzenia kandydata.

3. Kandydatami na wychowanków Pałacu Młodzieży mogą być również spoza Olsztyna – dzieci przedszkolne, dzieci i młodzież szkół podstawowych i ponadpodstawowych, nie dłużej niż do ukończenia nauki w szkole – przyjmowane do placówki, jeżeli po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego (w tym postępowania uzupełniającego) placówka nadal dysponuje wolnymi miejscami na zajęcia. 

 

§ 4.

Rekrutacja odbywa się z wykorzystaniem systemu elektronicznego przez stronę internetową www.palac.olsztyn.eu. Kandydata do Pałacu zamieszkałego w Olsztynie przyjmuje się na wniosek złożony w formie formularza przez rodziców/prawnych opiekunów kandydata lub kandydata pełnoletniego. Wniosek złożyć należy tylko raz.

 

§  5.

Postępowanie rekrutacyjne na zajęcia organizowane przez Pałac Młodzieży przeprowadza się na wolne miejsca, na wybrane zajęcia organizowane przez placówkę. 

 

§  6.

Kandydat na zajęcia w Pałacu Młodzieży może wziąć udział w rekrutacji na max. 5 zajęć w roku szkolnym.

 

 § 7.

W terminach określonych harmonogramem rekrutacji rodzice/prawni opiekunowie lub kandydaci pełnoletni wypełniają wniosek o przyjęcie do placówki. 

 

§ 8.

1. Postępowanie rekrutacyjne do Pałacu, uwzględniając kryteria wymienione w § 9, przeprowadza komisja rekrutacyjna powołana przez dyrektora placówki, który wyznacza jej przewodniczącego. 

2. Komisja, o której mowa § 8 w ust. 1, po ustalonym terminie składania wniosków o przyjęcie na zajęcia przeprowadza, postępowanie rekrutacyjne, w wyniku którego podaje do publicznej wiadomości listę kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych do placówki lub informację o liczbie wolnych miejsc oraz sporządza protokół postępowania rekrutacyjnego. 

 

§ 9.

1. W przypadku większej liczby kandydatów spełniających warunek, o którym mowa w § 3 ust. 1, niż liczba wolnych miejsc, na pierwszym etapie postępowania rekrutacyjnego są brane pod uwagę łącznie następujące kryteria: Kryteria, o których mowa § 9 w ust. 1, mają jednakową wartość – po 14 punktów.

   1. wielodzietność rodziny kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego, 

   2. niepełnosprawność kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego, 

   3. niepełnosprawność jednego z rodziców kandydata niepełnoletniego, 

   4. niepełnosprawność obojga rodziców kandydata niepełnoletniego, 

   5. niepełnosprawność rodzeństwa kandydata niepełnoletniego, 

   6. samotne wychowywanie kandydata niepełnoletniego w rodzinie, 

   7. objęcie kandydata niepełnoletniego pieczą zastępczą.

Dokumenty potwierdzające kryteria, o których mowa w § 9 ust. 1, należy dołączyć do wniosku w wersji papierowej, lub wysłać w postaci skanów na maila rekrutacja@palac.olsztyn.eu. Wykaz dokumentów znajduje się w załączniku 1.

2. W przypadku równorzędnych wyników uzyskanych na pierwszym etapie postępowania rekrutacyjnego, na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego są brane pod uwagę kryteria określone w uchwale nr XLIII/832/17 Rady Miasta Olsztyna z dnia 20 grudnia 2017 r. tj.:

   1. laureat ogólnopolskich i wojewódzkich konkursów, olimpiad i zawodów, w tym sportowych wyłącznie w dyscyplinach realizowanych w placówce – 5 punktów, 

   2. finalista ogólnopolskich i wojewódzkich konkursów, olimpiad i zawodów, w tym sportowych wyłącznie w dyscyplinach realizowanych w placówce – 4 punkty,

Dokumentami potwierdzającymi kryteria, o których mowa § 9 w ust. 2 pkt a) i b), są kserokopie, skany, zdjęcia – przesłane na adres rekrutacja@palac.olsztyn.eu dyplomów lub zaświadczeń potwierdzających osiągnięcia kandydata. 

3. W przypadku nieprzedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów oraz w sytuacji braku potwierdzenia okoliczności zawartych w oświadczeniu komisja rekrutacyjna, rozpatrując wniosek, nie uwzględnia danego kryterium.

4. W przypadku równorzędnych wyników uzyskanych na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego pod uwagę brane jest rodzeństwo kandydata, które było lub jest uczestnikiem zajęć pracy pozaszkolnej, do której złożono wniosek. Przydzielając 4 pkt rodzeństwu.

 

§ 10.

1. W pierwszej kolejności do Pałacu Młodzieży kwalifikowani są kandydaci, którzy mieszkają w Olsztynie i uzyskali największą liczbę punktów. 

2. System zapewnia kandydatowi, który uzyska wystarczającą liczbę punktów, zakwalifikowanie się do Pałacu Młodzieży.

3. Kandydat zostanie przyjęty do Pałacu Młodzieży w przypadku uzyskania wystarczającej liczby punktów. 

 

§ 11.

1. Ogłoszenie listy kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych do Pałacu Młodzieży lub informacji o liczbie wolnych miejsc nastąpi z zachowaniem terminu określonego harmonogramem rekrutacji.

2. Dzień podania do publicznej wiadomości listy kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych lub informacji o liczbie wolnych miejsc jest określany w formie adnotacji umieszczonej na tej liście, opatrzonej podpisem przewodniczącego komisji rekrutacyjnej.

3. W terminie 3 dni od dnia, o którym mowa w §  11 ust. 3, rodzic kandydata lub kandydat pełnoletni może wystąpić do komisji rekrutacyjnej z wnioskiem o sporządzenie uzasadnienia odmowy przyjęcia kandydata do placówki.

4. Uzasadnienie sporządza się w terminie 3 dni od dnia wystąpienia przez rodzica kandydata lub kandydata pełnoletniego z wnioskiem, o którym mowa w §  11 ust. 3. Uzasadnienie zawiera przyczyny odmowy przyjęcia, w tym najniższą liczbę punktów, która uprawniała do przyjęcia, oraz liczbę punktów, którą kandydat uzyskał w postępowaniu rekrutacyjnym. 

5. Rodzic kandydata lub kandydat pełnoletni może wnieść do dyrektora Pałacu Młodzieży odwołanie od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej, w terminie 3 dni od dnia otrzymania uzasadnienia.

6. Dyrektor Pałacu Młodzieży rozpatruje odwołanie od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej, o którym mowa w §  11 ust. 5, w terminie 3 dni od dnia otrzymania odwołania.

 

§ 12.

1. Jeżeli po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego Pałac Młodzieży nadal dysponuje wolnymi miejscami, dyrektor Pałacu Młodzieży przeprowadza postępowanie uzupełniające stosując przepisy niniejszego regulaminu.

2. Komisja rekrutacyjna przyjmie kandydata do Pałacu Młodzieży, jeżeli w wyniku postępowania uzupełniającego kandydat zostanie zakwalifikowany oraz złoży wymagane dokumenty.

3. Ogłoszenie wyników postępowania uzupełniającego nastąpi w terminie określonym harmonogramem rekrutacji. 

 

§ 13.

Po zakończeniu rekrutacji Pałac Młodzieży przyjmuje wychowanków na wolne miejsca lub zwolnione miejsca w pracowniach w ciągu roku szkolnego od 01.09.2025r.-31.03.2026r.

 

§ 14.

1. Dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym kandydat do Pałacu Młodzieży jest jego wychowankiem.

2. Dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w Pałacu Młodzieży, przez okres roku. 

§ 15.

Osoby, które w wyniku postępowania rekrutacyjnego (w tym uzupełniającego) nie zostaną przyjęte do danej pracowni z powodu braku miejsc, trafiają na listę oczekujących i mogą zostać przyjęte w okresie od 01.09.2025r.–31.03.2026r. w przypadku zwolnienia się miejsc w tej pracowni. Osoby takie mają wówczas pierwszeństwo (niezależnie od liczby punktów) w stosunku do osób, które złożą wniosek w okresie od 01.09.2025r.–31.03.2026r.

 

§ 16.

PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW I PRZYJĘCIA NA ZAJĘCIA
W PAŁACU MŁODZIEŻY

1. Wniosek składa się na konkretne zajęcia szczegółowo opisane na stronie internetowej Pałacu Młodzieży.

2. Rodzic/pełnoletni kandydat, przed wypełnieniem wniosku składa oświadczenie, że zapoznał się z przepisami niniejszego regulaminu i je w całości akceptuje.

3. Możliwości złożenia wniosku:

1. wniosek wydrukowany, pod którym rodzic/pełnoletni kandydat składa podpis, a następnie:

1. wysyła tradycyjną pocztą lub kurierem na adres „Pałac Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie – rekrutacja, ul. Emilii Plater 3, 10-562 Olsztyn”;

2. składa w sekretariacie w budynku Pałacu Młodzieży.

W przypadku złożenia wniosku wydrukowanego należy złożyć podpisy zarówno pod wnioskiem, jak i oświadczeniami, które wygenerują się na wydruku (jeśli takie wystąpią).

2. wniosek elektroniczny (ePUAP)– wniosek jest generowany jako plik PDF z systemu rekrutacji (nie wymaga drukowania, ręcznego podpisywania oraz skanowana) i jest przesyłany jako załącznik do pisma wysłanego do Pałacu Młodzieży poprzez platformę ePUAP zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie internetowej Pałacu Młodzieży.

3. wniosek podpisany elektronicznie – wniosek jest generowany jako plik PDF z systemu rekrutacji (nie wymaga drukowania, ręcznego podpisywania oraz skanowana), a następnie podpisany podpisem elektronicznym przy wykorzystaniu powszechnie dostępnych aplikacji i przesłany jako załącznik na adres poczty elektronicznej rekrutacja@palac.olsztyn.eu.

4. W przypadku wniosku elektronicznego (ePUAP) lub podpisanego elektronicznie uznaje się, że podpis elektroniczny dotyczy zarówno wniosku, jak i wszystkich oświadczeń (jeśli takie wystąpią).

5. Po założeniu konta w systemie, system elektronicznego naboru wysyła wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym na podany we wniosku adres poczty elektronicznej, który należy potwierdzić celem zakończenia pierwszego etapu procedury rejestracyjnej. Wniosek zmienia wtedy status z „NIEZWERYFIKOWANY E-MAIL” na „NOWY”. Brak potwierdzenia linku weryfikacyjnego w czasie do 24 godzin od daty wprowadzenia danych jest jednoznaczny z nieprawidłowym przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego, co w konsekwencji skutkuje usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru.

6. Wydrukowany formularz wniosku z podpisem rodzica/pełnoletniego kandydata lub wniosek przesłany elektronicznie należy złożyć w terminie określonym w harmonogramie rekrutacji jedną z metod wymienionych w § 16 ust. 3. Po złożeniu wniosku w Pałacu Młodzieży oraz po zweryfikowaniu danych, wniosek otrzymuje status: „ZAKWALIFIKOWANY” (zakwalifikowany do systemu elektronicznego naboru). Niezłożenie wniosku w w/w terminie skutkuje automatycznym nadaniem statusu „NIEZAKWALIFIKOWANY”. Taki wniosek nie jest dalej rozpatrywany.

7. Rodzic/pełnoletni kandydat po wprowadzaniu numeru PESEL kandydata i unikalnego hasła zabezpieczającego może na bieżąco śledzić pozycję kandydata na liście oczekujących. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła, system elektronicznego naboru umożliwia odzyskanie hasła po wprowadzeniu numeru PESEL kandydata oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła
   i zalogowanie się do systemu.

8. Po udanej rejestracji (po potwierdzeniu adresu e-mail), system naboru automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do zajęć w Pałacu Młodzieży, który otrzymuje status „ZAREJESTROWANY”.

9. Dyrektor lub upoważniony pracownik po przyjęciu kandydata na zajęcia dokonuje zmiany w systemie naboru elektronicznego statusu wniosku z „ZAREJESTROWANY”
   na „PRZYJĘTY”. W przypadku nie przyjęcia kandydata do danej grupy status kandydata zostanie zmieniony na „NIE PRZYJĘTY”.

10. W przypadku wybrania we wniosku kilku grup o tej samej nazwie (z wyłączeniem kolejnego numeru grupy – identyczny program nauczania) Kandydat zostaje przyjęty wyłącznie do jednej grupy – do tej w której posiada najwyższą pozycję rankingową.

11. W przypadku, jeśli liczba Kandydatów przyjętych do grupy (zarówno po rekrutacji głównej, jak i uzupełniającej) jest mniejsza od ilości wychowanków w grupie przewidzianej
    w statucie placówki Dyrektor zastrzega sobie prawo do nieuruchomienia tej grupy –
    w takiej sytuacji status kandydata w danej grupie zostanie zmieniony na „SKREŚLONY”, a grupa zostanie usunięta z oferty placówki.

12. Przyjęcia kandydatów w trakcie roku szkolnego będą realizowane przez Dyrektora wyłącznie w sytuacji pojawienia się wolnych miejsc.

 

§ 17.

Kandydaci przyjęci na zajęcia do Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
do 1 września 2025 roku muszą złożyć do sekretariatu oświadczenie uczestnictwa w zajęciach.

 

§ 18.

1. Sprawy sporne dotyczące funkcjonowania systemu zapisu elektronicznego będą rozstrzygane przez Dyrektora Pałacu zgodnie z Ustawą Prawo Oświatowe.

2. Dyrektor Pałacu Młodzieży przyjmuje kandydatów na podstawie pozycji wynikającej
   z listy zakwalifikowanych, w miarę posiadanych miejsc.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 t.j. z późniejszymi zmianami)

4. Zmiany do Regulaminu będą każdorazowo ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty
   w Pałacu Młodzieży na stronie internetowej.

5. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 16 kwietnia 2025r.

WYKAZ DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH KRYTERIA NABORU

DO PAŁACU MŁODZIEŻY W OLSZTYNIE

 

Lp	Kryterium	Dokument
1	wielodzietność rodziny kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego	Oświadczenie o wielodzietności rodziny kandydata (zob. załącznik 2)
2	niepełnosprawność kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego	Do wyboru:  orzeczenie o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności  orzeczenie równoważne w rozumieniu przepisów ustawy z dn. 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 100)
3	niepełnosprawność jednego z rodziców kandydata niepełnoletniego
4	niepełnosprawność obojga rodziców kandydata niepełnoletniego
5	niepełnosprawność rodzeństwa kandydata niepełnoletniego
6	samotne wychowywanie kandydata niepełnoletniego w rodzinie	Do wyboru:  prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację  akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem (zob. załącznik 3)
7	objęcie kandydata niepełnoletniego pieczą zastępczą	dokument poświadczający objęcie dziecka pieczą zastępczą zgodnie z ustawą z 9.06.2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 447)
8	udokumentowane osiągnięcia w dziedzinie zajęć	zaświadczenia, dyplomy i inne dokumenty potwierdzające osiągnięcia w dziedzinie zajęć, w których kandydat chce uczestniczyć

 

Dokumenty należy dołączyć do wniosku w postaci kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez rodzica/opiekuna prawnego kandydata lub przez kandydata pełnoletniego.

 

Oświadczenia zawarte w załącznikach 2, 3 i 4 należy wydrukować, wypełnić i dołączyć w formie oryginału.